Die Kosten von Reaktivität vs. Proaktivität

Unzählige Male hören wir, dass wir proaktiver sein müssen. Mit anderen Worten: die Initiative ergreifen und Probleme antizipieren. Aber proaktiv zu sein hat fast immer einen Preis, der im Voraus bezahlt wird – bestenfalls eine kleine Zeitinvestition, schlimmstenfalls viel Zeit und Geld. Wir betrachten oft die Kosten der Proaktivität, übersehen aber die Kosten, nicht proaktiv zu sein. Besonders wenn wir sehen, dass die Kosten der Proaktivität hoch sind, verwerfen wir sie oft sofort, ohne die andere Seite der Medaille zu betrachten.

Aber nicht proaktiv zu sein bedeutet, reaktiv oder direkt passiv zu sein, wenn Probleme auftreten. Wahrscheinlich werden wir reaktiv sein, wenn das Problem relevant ist. Aber im Gegensatz zur Proaktivität, bei der wir den Vorteil haben, Probleme zu antizipieren, d.h. die Zeitkomponente zu unseren Gunsten arbeitet, bedeutet Reaktivität, zu handeln, nachdem sich das Problem manifestiert hat und seine Auswirkungen stattfinden. Die Reaktion zielt dann darauf ab, die Auswirkungen des Problems abzumildern, aber einige dieser Auswirkungen können bereits irreversibel sein. Und es ist in diesen Fällen, wenn das Problem konkret und real geworden ist, dass die Kostenkomponente nicht so detailliert analysiert wird. Tatsächlich sind die Kosten der Reaktivität oft viel höher, als wenn wir von Anfang an proaktiv gewesen wären. Es gibt zahlreiche Beispiele: die Kosten der Brandprävention im Vergleich zu den Kosten des Löschens und der „Reparatur“ der Schäden, oder die Kosten regelmäßiger ärztlicher Vorsorgeuntersuchungen im Vergleich zu den Kosten der Behandlung, wenn die Symptome deutlich sind. Wie das Sprichwort sagt: Vorbeugen ist besser als heilen.

In der Geschäftswelt, und insbesondere in kleinen Unternehmen und Startups, ist es üblich, standardmäßig reaktiv zu sein. Auf den ersten Blick mag dies logisch erscheinen, da die Ressourcen sehr begrenzt sind und Entscheidungen getroffen werden müssen. Das Problem ist, dass diese Unternehmen oft sogar in ihrer eigenen Strategie reaktiv sind, die durch die Ereignisse und Probleme bestimmt wird, denen sie begegnen, und viele dieser Unternehmen landen in einem ständigen Feuerwehrmodus. An diesem Punkt geben Unternehmen enorme Mengen an Aufwand und Geld aus, um zu versuchen, die Probleme zu lösen, die sie durch ihren Mangel an Strategie geschaffen haben, anstatt sich auf die Lösung der Probleme ihrer Kunden und die Arbeit an ihrem Wertversprechen zu konzentrieren.

Ein typisches Beispiel wird oft bei Talentbindungsrichtlinien gegeben. Oft wird die Entscheidung getroffen, reaktiv zu sein – zu warten, bis der Mitarbeiter Unzufriedenheit mit einem Aspekt der Arbeit äußert oder eine Gehaltserhöhung verlangt, und dann darauf einzugehen und daran zu arbeiten. Aber wenn sich der Mitarbeiter nicht beschwert, wird nichts unternommen. Meiner Erfahrung nach äußern Mitarbeiter ihre Unzufriedenheit mit Aspekten der Arbeit oft nicht gegenüber ihren Managern, und viele, die es tun, tun dies, um mitzuteilen, dass sie gehen. Dies ist besonders ausgeprägt in einem Sektor, in dem das Stellenangebot die Nachfrage bei weitem übersteigt, wie es im Technologiesektor der Fall ist. Da Menschen das wichtigste Kapital eines Unternehmens sind und in vielen Fällen eine knappe Ressource, ist eine proaktive Talentbindungspolitik ein klares Beispiel, wo Proaktivität in der Regel viel günstiger ist als Reaktivität. Es ist einfach, die Kosten der Personalfluktuation zu berechnen, wenn wir datengesteuert handeln wollen, um auf Proaktivität umzusteigen.

Ein weiteres Beispiel wird oft bei agilen Prozessen und Methoden gegeben. Es ist üblich, dass Unternehmen die Einführung agiler Methoden als eine einmalige Transformation sehen, die nur einen kurzen Zeitraum von Tagen oder Wochen dauert. Im Fall von Scrum ist es nicht ungewöhnlich, jemanden im Team mit einer kleinen Scrum-Master-Schulung auszubilden und dann loslegen zu lassen. Das Problem ist, dass solche Schulungen oft hilfreich sind, um die Mechanik des Prozesses zu verstehen, aber nicht so effektiv, um die dahinterliegende Philosophie zu verstehen. Dies führt oft dazu, dass Teams die Praktiken und Zeremonien von Scrum übernehmen, aber ohne die Prinzipien zu übernehmen, auf denen es basiert. Zwei dieser Prinzipien sind die Inspektion und die kontinuierliche Anpassung des Prozesses, um ihn proaktiv optimal und effektiv zu halten. Es endet jedoch oft im reaktiven Modus, wo der Prozess nicht überprüft wird, oder wenn er überprüft wird, geschieht dies oberflächlich und mit der niedrigsten Priorität, da die Liefertermine knapp sind.

Es wird dringend empfohlen, innezuhalten und zu analysieren, wie die verschiedenen Aspekte eines Startups und eines Teams verwaltet werden, und zu identifizieren, wo wir eher reaktiv als proaktiv sind. Die Risiken und Kosten dieser Entscheidungen (oder Nicht-Entscheidungen) zu untersuchen, kann ein erster Schritt sein, um die Kontrolle über die Situation zu übernehmen. Und das kann uns in Zukunft viel Zeit und Geld sparen, wenn die Auswirkungen der Reaktivität spürbar werden.

Wenn Sie Probleme wie diese bei der Verwaltung Ihrer Teams oder der Anwendung agiler Methoden erkennen, aber zu beschäftigt sind, um proaktiv an deren Lösung zu arbeiten, könnten Sie vielleicht in Erwägung ziehen, um Hilfe zu bitten. Ein Fractional CTO mit Erfahrung in verschiedenen Arten von Unternehmen und Startups, dessen Mission es ist, die Probleme zu lösen, die Sie daran hindern, Ihre Geschäftsziele zu erreichen, ist eine sehr gute Option, zu der immer mehr Unternehmen greifen.

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