Cómo llevar a cabo reuniones efectivas

Muchas veces se habla de si los meetings o reuniones tienen valor, y si no habría que suprimirlas completamente porque son una pérdida de tiempo. Personalmente me parece que esta visión es algo extrema, pero entiendo que responde a que en multitud de ocasiones la forma en que hacemos las reuniones es efectivamente una pérdida de tiempo y dinero, y una fuente de frustración y desmotivación. A lo largo de mi carrera he trabajado con unas cuantas empresas, y en todas he participado en meetings improductivos, y esto parece ser una constante hables con quien hables. Es difícil encontrar a alguien que cuando le preguntes acerca de cómo hacen los meetings en su empresa, no se queje.

Sin embargo, hay ocasiones en que las reuniones son realmente valiosas y pueden marcar verdaderos hitos. Hay reuniones que perduran en el tiempo y sirven como referencia para otras futuras. Algunas de mis preferidas son los brainstormings, y más concretamente en las que hemos trabajado en definir el MVP para un nuevo producto, o dónde hemos diseñado una solución técnica para un problema complejo. En estas reuniones todos los participantes estábamos muy involucrados y se sentía la sintonía entre nosotros. Recuerdo salir con un extra de motivación y muchas ganas de trabajar en las acciones acordadas.

Pienso que actualmente cómo se organizan las reuniones es más un arte que una ciencia, sin embargo, existen multitud de herramientas y acciones que permiten tener reuniones efectivas, y lo mejor de todo es que no es ciencia espacial, sino que muchas de ellas son bastante sencillas. La primera cosa es ser conscientes de que los buenos meetings tienen 3 partes: preparación, meeting y after meeting. A veces nos centramos solo en la reunión, pero sin la preparación adecuada nos encontramos perdidos o teniendo que utilizar el tiempo para preparar la agenda. Otras veces, salimos del meeting y nos olvidamos de lo que hemos acordado o no le hacemos un buen seguimiento. Con todo esto en mente, recojo algunas de las acciones que considero más relevantes para cada una de las fases. ¿Cuántas de estas acciones aplicáis en tu empresa?

Preparación

• Definir el propósito de la reunión y su necesidad. ¿Es un propósito claro? ¿Se puede abordar sin necesidad de una reunión, ej: un hilo de mails? Las reuniones por su naturaleza son los eventos más caros de la empresa, aunque no veamos el coste, está ahí.
  
• Definir una agenda realista, específica y relevante, este es el plan de la reunión y es algo básico. Compartirla con todos los participantes unos días antes para que tengan tiempo de prepararla y pensar en ella.
  
• Definir los participantes. Respondiendo a dos preguntas: ¿Están todos los que necesitamos? ¿Necesitamos a todos los que están?. Nada peor que estar en una reunión y no poder decidir nada porque falta el responsable. 
  
• Acordar quién es el facilitador de la reunión. El encargado de que la reunión tenga lugar y se cree el espacio para que se cumpla el objetivo.
  
• Encontrar un slot adecuado, que permita cubrir toda la agenda, aue tenga en cuenta la frescura mental necesaria y que intente minimizar el impacto en las jornadas de los participantes. Por ejemplo: para reuniones informativas suelo preferir hacerlas por la tarde, porque requieren menos frescura mental. Para reuniones que sean de pensar, por la mañana se suele estar más fresco. Evitando ponerlas a media mañana para no partirla.
  
• Fijar una duración de 50-55 minutos que deje margen para que las personas que tienen otra reunión sean puntuales.

Durante

• Ser puntuales para empezar y para acabar. Además de los beneficios obvios, saber que se va a acabar a la hora, hace a todos más conscientes del uso del tiempo y desincentiva las desviaciones.
  
• Introducir la agenda, poner una dirección por sección ayuda a estructurar mejor el tiempo. Utiliza una presentación, documento o pizarra para visualizar la agenda.
  
• Aclarar la dinámica y las reglas de la reunión.
  
• Para reuniones virtuales pedir que todo el mundo ponga las cámaras. Nunca irías a una reunión con la cara tapada, ¿por qué hacerlo online? En la mayoría de los casos es para ocultar que estás haciendo otra cosa. Si crees que no deberías estar en la reunión o tienes dudas, hablalo con el organizador.
  
• Respetar los turnos de palabra y escuchar.
  
• Motivar que la gente hable y pregunte. En muchos casos las reuniones se desbalancean y se acaban escuchando solo las voces dominantes. Dar pie a las otras voces es fundamental para complementar y descubrir nuevos puntos de vista y enriquecer los resultados.
  
• Tomar notas, hacer recaps frecuentes, por ejemplo, antes de pasar al siguiente punto de la agenda se puede resumir las conclusiones del punto actual. También se puede pedir a algún participante que explique lo que ha entendido, puede ser una buena forma de verificar que todo el mundo ha captado el mensaje.
  
• Resumir la reunión, las acciones acordadas, sus fechas y sus owners. Cada acción debería tener un owner para no caer en saco roto y una fecha estimada. Los “hay que” y “se va a hacer” no son de nadie y no se hacen.
  
• Reconocer el trabajo y felicitar a los participantes. En reuniones que son algo tensas, reconocer los avances y las tensiones puede ser una forma de cerrar con mejor sabor de boca.

After meeting

• Compartir las minutas de la reunión (idealmente el mismo día) con todos los participantes y otros stakeholders interesados. Resumir, la agenda, los mensajes importantes y las siguientes acciones. Además de utilizar el mail, es muy recomendable registrarlas en la plataforma de documentación que utilicemos. Es mucho más sencillo encontrar todas las minutas de reuniones pasadas si están bajo una misma carpeta, que haciendo una búsqueda en el correo.
  • Cada vez más herramientas incluyen IA que genera las minutas de las reuniones automáticamente. Esto agiliza el proceso, pero creo que siempre deberíamos revisarlas contra nuestras notas, para evitar omisiones o las alucinaciones típicas de la IA generativa.
    
• Hacer seguimiento de las acciones, bien a través de hilos de correo, herramientas de gestión de proyecto u otras reuniones de seguimiento.
  
• Reflexionar a nivel individual acerca de cómo ha ido la reunión, qué ha funcionado bien y qué se puede cambiar para la siguiente. Es la forma de llevar a cabo una mejora contínua.

¿Cuántas de estas acciones ya aplicáis en tu empresa? Si la respuesta no es casi todas o todas, entonces tenéis margen de mejora.

Los malos meetings son un despilfarro de tiempo, dinero y motivación, pero cambiar esto no es difícil y el impacto se puede ver muy rápido, simplemente definiendo una directrices (o políticas) de cómo llevarlos. Reconocer sus 3 fases, y las acciones que debemos llevar a cabo en cada una, mejorará cómo trabajamos y la motivación de nuestros equipos. ¿Por qué esperar?

Referencias

Libro Running Meetings (HBR 20-Minute Manager Series)

Actualmente trabajo ayudando a las empresas y los equipos de tecnología a hacer un mejor uso de su potencial. Para ello les ayudo a ser conscientes de dónde están sus ineficiencias y cómo pueden trabajar en acciones concretas para mejorar dentro de su contexto, y hacerlo de forma continua. Si sientes que en tu empresa tenéis margen de mejora, pero el día a día os come, podemos hablar para explorar soluciones juntos. Puedes reservar una llamada aquí.